Как выглядит табель учета рабочего времени – актуальный образец 2018

306 0

Табель учета рабочего времени — документ, который ведется работодателем. По данным, указанным в нем, происходит оплата труда. Работодателя закон обязывает вести подобный подсчет фактически отработанного времени. Для упрощения задачи есть унифицированные формы, которые разработаны и утверждены Госкомстатом.

Необходимость ведения учета

Стандартный вид табеля утвержден документом Госкомстата, с помощью бланка удается подсчитывать рабочее время для любого работника. Использование одного из стандартных шаблонов учета и вообще его ведение удобно потому что:

  • Существует контроль времени, отработанного или не отработанного сотрудником.
  • Удается узнать, соблюдается ли график согласно со штатным расписанием, в том числе частоту и наличие опозданий.
  • Составление статистической отчетности о выработке каждого работника.

Важно! Табель учета рабочего времени дает бухгалтерии компании основания для начисления или не начисления заработка за месяц.

Предназначение документа

Табель выдается сотруднику организации после увольнения вместе с трудовой книжкой, также информация из него используется для:

  1. Подтверждение для налоговой касательно объемов начисленной заработной платы сотрудникам.
  2. Первичного бухгалтерского учета.
  3. Для расчета и начисления в пользу работников разного рола взносов, к примеру, в ПФ РФ или в ФСС.
  4. Учета документов по личному составу, которые касаются охраны труда.

Порядок и правила ведения

Табель допускается вести только после соответствующего приказа руководителя. Ведение его возлагается на кадровую службу или руководителя структурного подразделения. Порядок ведения:

  • Заполняется в 1 экземпляре, каждый день.
  • Подсчет отработанного времени (дней, часов) – в конце месяца.
  • Обязательно визирование руководителем, кадровой службой.
  • Конечный получатель заполненного бланка табельного учета – бухгалтерия компании.
  • В табеле используются коды: ОТ – отпуск, Я – явка, В – выходной и т.д. Используются любые коды, но на титульном листе требуется указать их расшифровку.
Читайте также:  Увольнение без судебных разбирательств: пошаговая процедура увольнения по сокращению штата в 2018 году

От правильности и внимательности ведения документа зависит сумма начисленной работнику зарплаты и размер налогов, которые уплачивает компания за каждого работающего.

Существуют правила ведения табеля, независимо от режима работы, данные в документе, отображаются в форме:

  1. Регистрация явок и неявок на работу.
  2. Регистрация отклонений, то есть только неявки или работы сверхурочно. Эти нестандартные ситуации должны иметь документальное подтверждение.

Важно! Для упрощения ведения кадрового учета используются компьютерные программы. Они автоматические собирают и хранят информацию о присутствии на рабочих местах.

Особенности использования кодов в табеле

В табеле используются коды, в виде больших букв, например НЗ, ВП, РП, Я и т.д., для каждой ситуации есть численный код. Всего буквенных и числовых кодов  – 35. Самые распространенные:

  • Работа днем, стандартные 8 часов – Я, число 01.
  • Ночная смена – Н, 02.
  • Выходы в праздничные, нерабочие, выходные – РВ, 03.
  • Работа сверх нормы – С, 04.
  • Нахождение в командировке – К – 06.
  • Плановый отпуск – ОТ , 09.
  • Отпуск по беременности, родам – Р, 14.
  • Больничный при подтверждении его документально – Б, 19.
  • Отсутствие без уважительной причины (прогул) – ПР, 24.
  • Выходной – В, 26.
  • Забастовка – ЗБ, 29.
  • Отсутствие по неизвестным причинам – НН, 30.

Особенности применения кодов:

  1. Код НН используется в любом случае, когда работника на месте нет и неизвестно почему. Даже если есть подозрение, что он прогуливает работу, спешить отмечать этот код не стоит. Если работник, появившись на месте, предоставит справку, что отсутствовал по уважительной причине, придется вносить правки.
  2. Код Б, то есть больничный ставиться на весь период отсутствие, который подтверждается больничным листом. Относиться к выходным и рабочим.
  3. При нахождении в очередном отпуске, выходные, праздничные дни отмечаются таковыми.
  4. В табеле допускается использовать или буквенные или числовые обозначения.

Как уволить сотрудника без его желания по закону?

Двойная кодировка

Возникают ситуации, когда внесение только одного кода не отражает реального рабочего состояния. Пример: женщина в отпуске по уходу за ребенком, но готова работать на ½ ставки. Не отметить любой из кодов нельзя.

Читайте также:  Стоит ли военной службе посвящать свое время: что ждет военных на пенсии?

В законе по поводу применения двойных кодов нет запрета, так же как и указания на их использования. Для выхода из ситуации по компании выдается  распоряжение руководителя о применении в конкретном случае двойного кода ОЖ/Я с указанием отработки 4 часов. Другие варианты комбинаций кодов:

  • Выполнение сверхурочной работы – Я/С – указание времени работы днем и в сверхурочные часы.
  • Я/Н или Н/Я – посменный график.
  • При работе в обычное время и уход в это время на больничный – Я/Б.

Формы табеля учета рабочего времени

Существуют 2 формы табельного учета, они утверждены на законном уровне: форма N Т 12 и Т 13.

 Т 12

Она  унифицированная, используется на предприятиях страны любой формы собственности и направления работы. Она помогает:

  • Отметить пришел ли работник, если нет то почему.
  • Отметить периоды (часы) пребывания на рабочем месте.

В структуре формы присутствует блок для фиксации расчетов, заполняется бухгалтерией.

Важно! Форма Т 12 – физическая, данные записываются ручкой на распечатанном заранее бланке.

В бланке 55 строк, заполнение всех их гарантирует демонстрацию подробных данных по каждому сотруднику и его времени труда.

Скачать бланк можно здесь:

Табель учета рабочего времени

Т 13

Форма Т 13 в 2018 году становится востребованной  – заполняется в автоматическом режиме посредством предустановленных компьютерных программ и систем контроля доступа к своему месту работы. Структура этого электронного документа проще, и включает 13 граф, которые содержат информацию касательно отработанного времени за месяц.

В форме Т 13 нет блока расчета зарплаты сотрудников, проведение таких действий бухгалтером потребуется осуществлять посредством использования других бланков.

Заполнение табеля

Ведение табеля в бумажной форме возлагается на ответственного сотрудника, о чем выдается соответствующий приказ по компании. Если рабочих единиц не много, то все действия может вести один человек. Когда в компании есть несколько структурных подразделений, то для каждого из них назначается ответственное лицо.

Читайте также:  Топ 7 шаблонов благодарственных писем за сотрудничество

Нужно ли вносить в трудовую книжку деятельность ИП?

Для заполнения можно использовать образец заполнения, но важно знать правила ведения документа.

На титульной странице формы внести данные:

  • Название компании. Оно такое же, как указано в учредительных документах.
  • Если есть подразделения то название их, каждого отдельно.
  • Номер бланка.
  • Дата формирования. В основном – последний рабочий день отчетного месяца.
  • Охватываемый период – с первого до последнего дня отчетного периода.

Далее заполнение по графам:

  • 1 – номер п/п сотрудника, на которого составляется.
  • 2, 3 – информацию для заполнения брать из личных карточек сотрудников.
  • Ежедневные рабочие часы – 4 и 6 графа. Они поделены на 2 строки: одна для кода затрат времени проведенного на работе, вторая продолжительность в минутах, часах.
  • 5 и 7 – промежуточные результаты. Тут вносится информация по отработанным дням и часам за подотчетный период.
  • Графы с 8 по 17 заполняются при подведении итогов в последний день месяца. Тут ведется подсчет отработанного времени, при этом дни отсутствия исключаются.
  • Графы 18-22 – размещены на третьей страницы, в них данные для всех работников одинаковые – это корреспондирующий счет.

Как правильно написать объяснительную на работе в 2018 году?

Важно! Остальные графы третьей страницы и четвертую полностью заполняют в бухгалтерии.

После полного оформления – подписания всеми ответственными лицами любые исправления недопустимы. Если нужны корректировки, то оформление и подписание придется повторить заново.

Вывод

Ведение табеля обязанность работодателя ведущего свою деятельность в России. Отсутствие заполненного бланка на каждого работающего  – основания для выписки штрафа контролирующими органами. Пострадает бухгалтерия и кадровики.  Если не ведется табель, невозможно доказать, на каких основаниях их фонда оплаты труда перечисляются суммы заработка.

Считаете полезным? Поделись с друзьями!
Возможно Вас заинтересует
Добавить комментарий




Наверх