Как написать письмо просьбу официально?

В процессе деловых отношений возникает необходимость обращения с просьбой к представителям организаций, учреждений, физическим, юридическим лицам – составляется официальный документ. Письмо просьба должно составляться с учетом норм делового этикета, содержать обязательные пункты, наличие которых диктуется негласными нормами составления. Составитель должен оформлять его таким образом, чтобы получившая сторона изъявила желание положительным образом отреагировать – удовлетворить просьбу.

Обязательные пункты письма

Деловая корреспонденция – важный момент в отношениях между организациями и их представителями. Направление обращения с просьбой может осуществляться для различных целей, но информацию следует излагать последовательно, распределяя блоки, отображая данные для обеспечения реальности выполнения заявленной просьбы.

Письмо с просьбой должно состоять из таких обязательных пунктов:

• Шапка. Отображается наименование фирмы, логотип организации. Государственную символику РФ практически не используют, особенно при отправлении документа частным лицом;
• Вводная часть. Отображает реквизиты лица, организации, от какой исходит просьба, контактные данные, по которым можно связаться. Указывается наименование получателя – название фирмы, ФИО лица – какому человеку адресовано письмо. Отражение причины, заставившей заявителя написать официальное письмо. Необходимо указать приветствие и непосредственное назначение оформленного документа;
• Основной текст письма. Кратко излагается суть просьбы – выплатить долг, принять участие, оказать материальную помощь, предоставить скидку, отгрузить товар, дать информацию. При наличии нескольких просьб их оформляют отдельными абзацами, приводят в виде маркированного, нумерованного списка.

Как правильно составить деловое письмо о сотрудничестве?

• Заключение. Если составленный текст представляет особенное значение для составителя, повторяют призвание к действию – просим заказать, предоставить, выделить, указать. Для деловой переписки это не является характерным, но подобная техника выполнения, как показывает практика, быстрее приносит желаемый результат;
• Прощание, подпись. При наличии основной цели – получить материальную помощь, скидку, информацию лучшим вариантом будет фраза «Заранее благодарен», «Спасибо за внимание», «Благодарю за помощь», «Надеюсь на ваше содействие»;
• Дата составления документа. Печать, подпись автора.

Важно. Обращая внимание, принимая за пример образцы написания деловых писем, которые в большом количестве содержатся в сети интернет, стоит обращать внимание – в какую организацию или кому направляется документ – имели ли место деловые взаимоотношения – допускается ли изложение материала в определенной форме.

Топ 7 шаблонов благодарственных писем за сотрудничество

Советы составления письма-просьбы

Используя образец письма-просьбы, необходимо обращать внимание на советы, излагаемые специалистами ведения деловой переписки:

• Необходимо обеспечить отсутствие ошибок, неточностей, двусмысленных фраз, неверного прочтения;
• Отображение информации осуществляется шрифтом достаточной величины, чтобы получатель имел возможность прочитать информацию;
• Намереваясь написать письмо, необходимо учитывать – документам такой категории свойственен вольный стиль деловой переписки. Бюрократические обороты исключаются, сухие предложения разбавляются общими фразами, длинные предложения разбиваются;
• Существует достаточное количество видов писем-просьб. При написании каждого взятые примеры должны полностью соответствовать необходимой цели, которую преследует автор письма;
• Отсутствие навыков составления документов деловой переписки негативно сказывается на оформлении письма-просьбы. Лучше использовать помощь специалистов – таким образом эффект от оформления будет значительнее.

Скачать образец письма-просьбы можно здесь.

Нюансы доставки

Специалисты и должностные лица, имеющие опыт обращения с подобными письмами, кроме обращения внимания на составление текста, советуют учитывать моменты:

• Отправка осуществляется удобным способом – обычной почтой, посредством курьерской службы, на электронную почку. Согласно статистике наибольшее количество откликов, удовлетворенных просьб наблюдаются при доставлении письма в бумажном выражении. Проблемы почтовых доставок, при которых документация теряется, решается обращением в специальную службу доставки;
• Хорошим вариантом является личный визит автора письма – просьба озвучивается лично и параллельно оставляется документ. Получатель может повторно ознакомиться с просьбой и принять верное решение;
• Действенным способом оформления просьбы является отображение в письменном виде – написанном от руки. Такой способ допустим в случае, если автор имеет достаточно хороший почерк.

Правильно составленное коммерческое предложение о сотрудничестве – начало удачного бизнеса

Итак, составление письма-просьбы – ответственное занятие. Впечатление от документа должно оставлять желание получателя выполнить просьбу автора. Составление документа осуществляют, руководствуясь общепринятыми нормами, учитывая особенности лица, организации, для которых предназначен документ.