Нововведения в процесс оформления копии трудовой книжки

424 0

Трудовая книжка классифицируется как бланк строгой отчетности и является основным документом послужного списка каждого гражданина. Документ находится в отделе кадров или непосредственно у работодателя, пока гражданин является официально трудоустроенным. При увольнении, в последний рабочий день, гражданин получает книжку с соответствующей записью на руки. Как заверить копию трудовой книжки?

Для чего нужна сотруднику копия трудовой и как ее получить?

Существуют случаи, когда наличие трудовой книжки спрашивают определенные инстанции. Например, она нужна в банке при оформлении кредита. Множество госслужб для оказания госуслуг требуют предъявить документ о занятости гражданина. В подобных ситуациях руководитель предприятия обязан предоставить заверенную копию трудовой книжки.

Итак, чтобы взять копию необходимо подать заявление главе организации или руководителю отдела кадров. На небольшом предприятии можно попросить руководителя о выдаче устно. На выполнение данной процедуры для организации закон отводит максимальный срок – три дня. Отказавшийся исполнять просьбу работодатель может получить предупреждение или штраф от контролирующих органов.

Как правильно написать заявление на увольнение по собственному желанию?

В выдаче работнику отказать нельзя, предоставления абсолютно бесплатно. Требовать сообщить цель предоставления копии у сотрудника не имеют право.

Новые правила заверения трудовых книжек

1 июля 2018 года начали действовать новые правила заверения и хранения трудовых книжек. До июля текущего года действовали правила оформления от 2003 г.

Для заверение трудовой книжки необходимо сделать ксерокопию каждой страницы оригинала документа, на которых производились записи. Иногда требуется подтверждение стажа конкретного промежутка времени. Допустимо сделать ксерокопию именно этих страниц. Если Вы решили отсканировать документ, а потом распечатать, обратите внимание, чтобы масштаб документа оставался прежним.

Читайте также:  Справка о зарплате в свободной форме: образец заполнения

Допускается вариант набора нужной информации на компьютере, а потом выполняется процедура заверение. Такой вариант оформления послужного списка должен устраивать организацию, затребовавшую документ.

Для заверения на копии указывается:

  • подпись «копия верна» или «верно» необходимо ставить на каждой странице и ниже крайнего указанного рабочего места с подписью и указанием должности сотрудника, ответственного за выдачу документов;

Как сделать дубликат утраченной трудовой книжки?

Пример образца подписи:

Верно

Инспектор отдела кадров                     Личная роспись                                       А. В. Петров

03.07.2018

  • после записей должна быть пометка, что сотрудник по-прежнему официально трудоустроен на предприятии;
  • дата заверения оригинала документа;
  • заверение (печать организации) главы предприятия или бухгалтерии;
  • место нахождения оригинала документа (нововведение ГОСТа 2017 года)

В качестве места хранения должна быть указана организация, отдел, личное дело сотрудника, если таковое есть. Если предприятие небольшое, и хранит документы сотрудников в общей папке, в сейфе указание номера дела не требуется.

Пример образца:

Подлинник документа находится в ООО «Альфа», в деле № 527 от 12.06.2015.

Печать организации должна как бы фиксировать копию, расположенную на бумаге и должна стоять на каждой странице

Увольнение без судебных разбирательств: пошаговая процедура увольнения по сокращению штата в 2018 году

Далее аналогично ГОСТу 2003 года все листы ксерокопий сшиваются, нитка выводится на последний лист, проклеивается маленьким листочком с указанием числа страниц, росписью кадровика, бухгалтера или руководителя организации. Нумерация страниц осуществляется сверху и по центру, расстояние от края листа должно быть более 1 см.

Копии для пользования внутри рабочей организации можно оформлять по старым ГОСТам, т.е. без указания места нахождения оригинала.

Предоставление копии трудовой книжки уволенному сотруднику

При увольнении сотрудника с организации работник получают трудовую книжку на руки и расписывается в соответствующем журнале учета документов. Имея оригинал документа, гражданин без проблем может засвидетельствовать подлинник у любого нотариуса.

Читайте также:  Как рассчитать отпускные в 2018 году с учетом различных обстоятельств?

Cуществуют прецеденты, когда с просьбой граждане обращаются на последнее место работы. В Трудовом кодексе нет однозначного ответа по данной ситуации. Раз выдача заверенной копии трудовой книжки не обозначена правонарушением, рабочая организация может пойти на встречу и выдать ее.

Правомерное применение факсимиле в России в 2018 году?

Суды определяют взаимоотношения работника и работодателя как бессрочные (см. Апелляционное определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 20.03.2012 по делу N 33-1303/2012), таким образом обязывая работодателей выдавать заверенные копии уволенным сотрудникам. Однако, мы советуем обращаться к нотариусу, который потратит менее часа вашего времени на данную процедуру.

Период функционирования заверенной копии оригинала трудовой книжки

Ксерокопия или выписка, заверенная рабочей организацией, действительна на протяжении месяца с момента заверения. Если в течении этого месяца в оригинал вносились какие-то изменения, копия автоматически перестает действовать. Копия, заверенная нотариусом действует бессрочно, если в оригинал документа не вносятся какие-либо записи.

Новые правила согласно ГОСТу для оформления копии трудовой книжки с 1 июля текущего года носят рекомендательный характер. Однако, если эти правила прописаны как обязательные в организации, которая затребовала копию документа о рабочей деятельности, то заверение старого образца не примут. Поэтому настоятельно рекомендуем пользоваться ГОСТом для всеобщего удобства.

Медкомиссия: порядок прохождения

Существующие правила оформления делопроизводства необходимо знать руководителям и работникам во избежание штрафов после проверок госорганов.

Считаете полезным? Поделись с друзьями!
Возможно Вас заинтересует
Добавить комментарий




Наверх