Пошаговая процедура правильной прошивки документов нитками

1091 0

Любая предпринимательская деятельность предусматривает наличие определенного объема документации, которую необходимо систематизировать согласно принятым законам делопроизводства. Это касается кадровой, бухгалтерской и налоговой документации.

Как правильно прошить документы нитками и передать на дальнейшее хранение в архиве или проверку государственными органами – вопрос актуальный для каждого руководителя или ответственного сотрудника.

Какие документы подлежат прошивке?

Отдельного законодательно акта по прошивке документации не существует, однако каждое профильное министерство имеет соответствующие распоряжения по правомерному хранению документации на подчиненных организациях. Особенно строго к этому относится Центральный Банк РФ и Министерство налогов и сборов.

Все документы строгой отчетности необходимо обязательно правильно сшивать нитками, нумеровать и хранить определенное время (для каждого вида документации разное).

Обязательной прошивке подлежат налоговые и бухгалтерские документы:

  • Кассовые отчеты и журналы;
  • Накладные;
  • Счета-фактуры;
  • Акты выполненных работ;
  • Договора на поставку или отгрузку (и дополнительные соглашения к ним);
  • Оборотные, балансовые ведомости;
  • Регулярны и годовые отчеты в налоговую инспекцию.

Как проверить отчет ПФР на сайте Контур онлайн в 2018 году?

В отделе кадров прошивка документов происходит по следующим направлениям:

  • Все приказы по назначению, увольнению, вынесению выговоров.
  • Утвержденное штатное расписание.

В обязательном порядке каждый отдел назначает ответственного сотрудника за прошивку документации.

Блок внимания! Правильно прошивать документы нужно также в процессе регистрации предприятия, поскольку это является основной базой для дальнейшей успешной деятельности (все регистрационные документы заверяются нотариально).

Нормы делопроизводства

Перед тем, как сшить документы, необходимо провести подготовительные работы и для этого понадобятся инструменты из дальнейшего списка:

  • специальные нитки или банковский шпагат;
  • понадобится шило, игла, дырокол;
  • распечатанные или прописанные от руки накладки;
  • клей.
Читайте также:  Особенности применения уголовных и административных наказаний к военнослужащим.

Все листы должны быть пронумерованы и выровнены, что позволит избежать мошеннических действий по замене страниц или отдельных участков документа.

Документы бухгалтерского и налогового учета прошиваются отдельно от общей документации ответственным сотрудником бухгалтерии. Прошивка должна производиться способом прокола пяти отверстий, поскольку подборки получаются достаточно объемными. На все прошитые тома составляется опись установленного образца с указанием следующей информации:

  • название подшитых документов;
  • число, месяц, год составления;
  • количество и список всех подшитых бумаг;
  • собственноручная подпись назначенного сотрудника и мокрая печать предприятия.

Блок внимания! На больших предприятиях, где объемы сшиваемых документов значительные имеется специальная техника, которая значительно облегчает труд работникам делового производства.

Нововведения в процесс оформления копии трудовой книжки

Процесс прошивки

Сама процедура прошивки несложная, если заранее подготовиться к процессу и отнестись к делу ответственно. Далее предоставлено пошаговое руководство в виде инструкции с фото:

  • подготовить листы к дальнейшей прошивке (освободить от лишнего, пронумеровать);
  • уложить бумаги ровно, без перекосов;
  • шилом или иглой проделать необходимое количество дырок в стопке (согласно ГОСТу);
  • с помощью нитки и иглы произвести прошивку документа (сначала провести нить с иглой через центральное отверстие, далее в верхнее и через тыльную сторону- в нижнее);
  • завязать концы двойным узлом;
  • наклеить специальную накладку;
  • поставить подпись ответственного сотрудника или руководителя предприятия и мокрую печать;
  • обрезать концы нитей, оставляя 2-3 см.

Все нюансы и подробности оформления кадастрового паспорта на дом

Заверительная надпись на накладке имеет следующий вид:

«Всего прошито и пронумеровано ___ листов

Скреплено печатью

Директор    __________   (Иванов И. И.)»

ХХ.ХХ.ХХХХ года.

Существует руководство по делопроизводству с указанием ГОСТов по диаметру и количеству необходимых дырок в стопке прошиваемых документов.

Совет! После прошивания документы хранятся в соответствии с нормами делового производства и установленным порядком на предприятии.

Что делать, если вам не выплатили заработную плату при увольнении?

Читайте также:  Как рассчитать отпускные в 2018 году с учетом различных обстоятельств?

Правильно прошить документы нитками помогут фото или видео по данному направлению, однако на предприятии обычно уже имеется сотрудник, который поможет выполнить процедуру первый раз. Если возможности обучиться нет, то стоит потренироваться на обычном листе бумаги перед прошивкой настоящих документов.

Считаете полезным? Поделись с друзьями!
Возможно Вас заинтересует
Добавить комментарий




Наверх