Как правильно написать объяснительную на работе в 2018 году?

79 0

Объяснительные записки знакомы нам ещё со школьной скамьи, однако в рабочем процессе данный документ приобретаем совсем другие очертание и предназначение. Как писать объяснительную на работе грамотно и правильно всегда можно выяснить у специалиста отдела кадров или подготовиться заранее, прочитав соответствующую статью.

Что такое объяснительная записка?

Объяснительная записка – специальная форма документа, предназначенная для пояснения проекта, плана или причин несоблюдения трудовой, учебной дисциплины в учреждении. Форма и порядок составления документа определяется каждым отдельным предприятием самостоятельно и закрепляется в соответствующем приказе.

Основные атрибуты документа:

  • Шапка – пишется строго справа вверху с указанием адресата и провинившегося;
  • Главная надпись – «Объяснительная записка»;
  • Текст – содержание проступка и объяснение причин его возникновения;
  • Дата – число в формате ХХ.ХХ.ХХХХ;
  • Подпись – собственноручная подпись сотрудника.

В свое оправдание автор за нарушение дисциплины должен предоставить весомые оправдательные аргументы, подтвержденные фактическими событиями.

Как уволить сотрудника без его желания по закону?

Блок внимания! Писать объяснительную записку  лучше под руководством ответственного за документооборот сотрудника, который подскажет, как правильно действовать в сложившейся ситуации. Как правило, у них всегда имеется в арсенале образец объяснительной.

Разновидности пояснительных

Все документы объяснительного характера делятся между собой на отдельные категории, соответственно способа возникновения и дальнейшего применения:

  • Проектные пояснительные записки – используются при составлении планов и проектов, находятся в самом начале документа и поясняют краткую суть всего объёмного текста (используются в архитектурно-проектных предприятиях, дипломных, курсовых работах);
  • Сопроводительные – составляются при передаче основного документа в другие структурные подразделения (для пояснения дальнейших действий с главным томом);
  • Пояснительные – прикладываются к отдельным томам одного и тоже документа для краткого изложения содержания;
  • Объяснительные в образовательных учреждениях (применяются для объяснения отсутствия школьника, студента на учебном процессе, а также при возникновении непредвиденных ситуаций в ходе обучения);
  • Трудовые (записки об ошибке в работе, невыполнение плана работ);
  • Дисциплинарные (при опоздании на работу, о прогуле).
Читайте также:  Отпуск с последующим увольнением: что стоит учесть?

При написании пояснительных фактов и событий важно соблюдать формальный, деловой стиль, не прибегая к простонародным выражениям.

Нововведения в процесс оформления копии трудовой книжки

Также суть необходимо излагать коротко, без лишних описаний предметов и сгущения красок.

Блок внимания! В каждом отдельном случае работнику указывают, какой вид нарушения он совершил и сроки предоставления объяснительной записки.

Порядок написания

Утверждённой формы объяснительной записки в 2018 году на законодательном уровне не существует, поэтому пример объяснительной утверждают в отделе кадров или бухгалтерии. Составлением документа необходимо заниматься непосредственно на рабочем месте по следующему алгоритму:

  • указываем должность и ФИО адресата, на чье имя пишется записка (руководителя предприятия или структурного подразделения);
  • в этом же блоке ниже пишем, от кого подается документ (должность, ФИО);
  • посредине листа с Заглавной буквы прописывается название документа;
  • далее с абзаца начинается сам текст записки с указанием даты события, всех фактов и причин, их вызвавших по инциденту;
  • в левом нижнем углу проставляется дата составления документа;
  • посредине личная подпись;
  • в правом нижнем углу в скобках Фамилия и инициалы провинившегося работника.

Например:

Директору ООО «Глобалтрейд-Юг»

Бызовой Л.Г.

Кассира торгового зала

Купиной А. О

Объяснительная записка

12 июля 2018 годя я, Купина Ангелина Олеговна, отсутствовала на рабочем месте с 8-00 до 10-00 в связи с резким ухудшением здоровья при подготовке к рабочему дню.

В 7-25 была вызвана бригада скорой помощи, которая зафиксировала данный факт в «Справке о вызове». После проведения диагностики состояния было решено провести реабилитационные мероприятия, стабилизирующие состояние пациента.

Увольнение без судебных разбирательств: пошаговая процедура увольнения по сокращению штата в 2018 году

По дальнейшей реакции организма было разрешено приступить к дальнейшему выполнению должностных обязанностей. Медицинскую справку прилагаю.

Читайте также:  Выплаты при сокращении штата – на что может претендовать сотрудник?

 

12.07.2018 года                   Подпись                                                   Купина А. О

 

По факту трудового нарушения руководителем будет проведена оценка нанесенного ущерба и вынесение своей резолюции на записке в письменном виде. Это может быть просто принятие к сведению или вынесение дисциплинарного или денежного взыскания.

При написании объяснительных в школах, садиках или других учебных заведениях разрешено отступление от делового стиля в силу произошедшей ситуации.

Блок внимания! Пишите пояснение с максимально точным содержанием последовательности фактов и событий, желательно с дополнительным подтверждением причин.

Последствия несоблюдения процедуры

Если работник отказался объяснять причины своего нарушения в устном или письменном виде, то руководство предприятия вправе вынести соответствующее наказание за проступок.
В данном случае в отделе кадров составляется специальный «Акт об отказе предоставить объяснение» в 2-х экземплярах, один из которых предоставляется самому работнику.

Как правильно написать заявление на увольнение по собственному желанию?

Согласно трудовому законодательству сотрудники обязаны предоставлять объяснение за малейшее опоздание, поскольку во время рабочего дня работодатель несет ответственность за наемного работника. Однако заставлять совершать какие-либо действия гражданина предприятие не имеет права. Возможные последствия отказа от написания объяснительной записки:

  • удержание определенной суммы заработной платы в пользу предприятия;
  • вынесение выговора с занесением в трудовую книжку;
  • объявление предупреждения о несоблюдении трудовой дисциплины;
  • увольнение с рабочего места (вплоть до судебных разбирательств).

При отсутствии работника на рабочем месте более трёх часов и без объяснения причин – объявляется прогул с вычетом заработной платы за весь день. Наличие у сотрудника трёх прогулов без уважительной причины является веским основание для его увольнения по статье несоответствия занимаемой должности или уклонения от выполнения должностных обязанностей.

Регулированием данного вопроса занимается Гражданский кодекс РФ и Кодекс законов о труде (КЗоТ).

Блок внимания! Приняв решение, не писать объяснительную записку, сотрудник делает «медвежью услугу» прежде всего самому себе. Положительной характеристики в таком случае не получится получить.

Дальнейшее участие документа

Все написанные объяснительные записки хранятся на предприятии согласно номенклатуре дел. Копии данного документа всегда подкрепляются к основному документу, если было вынесено взыскание или приказ об увольнении.

Читайте также:  Нововведения в правилах перевозки детей в автомобиле с 1 января 2018

Все записки об ошибках в кассовой работе обязательно прикрепляются к налоговой отчетности, если повлекли за собой неточности и расхождения в учете. За непредставление объяснений в исправлениях бланков строгой отчетности можно получить достаточно солидный штраф.

Правомерное применение факсимиле в России в 2018 году?

Поэтому все записки по финансовой сфере хранятся в отделе бухгалтерии, а по нарушению трудовой дисциплины – в отделе кадров.

По истечению срока хранения документ уничтожается согласно установленному на предприятии порядку.

Блок внимания! Нельзя хранить объяснительные записки в хаотическом порядке, поскольку при внезапной проверке на предприятии это вызовет массу неприятностей для соответствующих работников.

Как видим, написать объяснительную на работе выгодно, прежде всего, самому работнику, поскольку даже отказ от его составления особого вреда предприятию не нанесет. Составить документ не составляет особенного труда, однако пользу приносит огромную.

Положительная репутация на рабочем месте является главным капиталом, который работает на дальнейшую реализацию потенциала сотрудника.

Считаете полезным? Поделись с друзьями!
Возможно Вас заинтересует
Добавить комментарий




Наверх