7 правил оформления коммерческого предложения

805 0

В процессе ведения предпринимательской деятельности появляется необходимость составления коммерческого предложения – инструмента, принуждающего заключить договор, закупить товар, заказать услугу. Как оформить коммерческое предложение – вопрос важный, поскольку зачастую оно изучается без присутствия представителя организации и только правильно составленный документ сможет побудить получившую сторону к действию.

Виды коммерческих предложений, состав, требования

Перед тем, как составить коммерческое предложение, необходимо определить тип документа. Он может быть:

  • Персонифицированным. Составляется для потенциального клиента, учитываются потребности, особенностей сотрудничества;
  • Неперсонифицированным (холодным). Информация предоставляется без обращения к возможному партнеру, основная цель составления – расширение сферы деятельности, заключение договоров.

Оформление коммерческого предложения осуществляется с учетом функций, которые оно должно выполнять:

  • Привлечение внимания;
  • Возникновение заинтересованности;
  • Побуждение купить (заказать услугу, наладить производство);
  • Вызов желания дальнейшего сотрудничества.

Образцы коммерческого предложения состоят из стандартных разделов:

  • Эмблема компании, составившей документ. Представляется логотипом или полностью отсутствует (отображается название организации). Как показывает практика, письмо, составленное на фирменном бланке, свидетельствует об определенном статусе организации – находит больше откликов потенциальных клиентов;
  • Описание услуги;
  • Отражение условий сотрудничества. Указываются преимущества предлагаемого товара, услуги – высокое качество, низкая стоимость, оригинальность. Описание производится в контексте отличий продукции конкурентов без негативных отзывов, конкретных указания наименований, организаций, компаний;
  • Общие преимущества компании без описания конкретного продукта, услуги – опыт работы, достижения;
  • Контактная информация. При желании клиента воспользоваться предложением он должен иметь возможность позвонить, написать, направить сообщение;
  • Подпись руководителя компании, начальника подразделения.

Соглашение об аннулировании договора оказания услуг: основания, образец

Правила составления – правила отражения информации

Примеры составления документов содержатся в сети интернет в большом количестве, но правильно оформить коммерческое предложение без отсутствия знаний тяжело. Рассмотрим 7 правил, выполнение которых повышает шансы получения откликов, заключения договоров, заказа товара, услуги.

Важно. Положительным эффектом считается попытка потенциального клиента связаться с организацией. Такое действие дает возможность сделать вывод о соблюдении нормы отражения текста, оформления с точки зрения визуализации (размещения блоков, цвета исполнения).

Правила написания КП:

  1. Документ содержит конкретный, четкий текст. Потенциальный клиент должен понимать суть, выгоду сотрудничества. При отражении размытой информации (чрезмерное количество данных) оно не найдет отклик, отпугнет контрагента;
  2. Максимальная демонстрация выгоды, получаемой клиентом. Важно – указывать необходимо реальную, достоверную информацию. Положительная репутация компании не должна страдать от «приукрашивания преимуществ»;
  3. Отсутствие грамматических ошибок. Требование применимо к любому документу – при попытке привлечь клиента необходимо, чтобы отсутствовали неточности, ошибки, негативно влияющие на принятие решения потенциальным контрагентом;
  4. Используя стандартные шаблоны, как часто делают начинающие организации, необходимо вносить конкретику, непосредственно связанную с компанией, предлагающей сотрудничество. Общие фразы, как показывает практика, в большинстве случаев отталкивают потенциальных контрагентов;
  5. При составлении документа, предназначенного потенциальным клиентам, необходимо определить целевую аудиторию – профильные организации, фирмы, конечного потребителя. Составление текста должно осуществляться с учетом потребностей ЦА – содержать данные, интересующие ее;
  6. Необходимо отразить аргументы, заставляющие клиента сотрудничать именно с вашей компанией. Некоторые организации делают ошибку, фиксируя проблему, показывая пути решения (покупка товара, заказ выполнения работ) в общем. То есть не описываются положительные моменты заключения договора именно с предлагаемым контрагентом. Потенциальный клиент не видит призыва вступить в деловые отношения – в таком виде коммерческое предложение не станет инструментом воздействия и не принесет желаемого результата;
  7. Не стоит полагаться исключительно на собственные силы. При отсутствии знаний лучшим вариантом становится обращение в специализированную организацию, которая поможет правильно составить документ, чтобы заставить его работать.
Читайте также:  Особенности правового режима при военной оккупации

Доверенность от руки в 2018 году: правила заполнения, особенности, образец

Иногда использование слов, которые кажутся привлекательными, побуждающими действовать, отпугивают клиента – «новый», «бесплатный». Составление работающих текстов представляет собой кропотливый труд, объединяющий работающие слова, выгодно описывающий организацию, направляющую КП.

Часто встречающиеся ошибки составления документа

Составляя КП, сотрудники организаций допускают ряд ошибок, негативно влияющих на впечатление потенциального клиента и не побуждающих к желанию заключения договора:

  • Отсутствие конкурентоспособности документа. Правильная подача не дает гарантии заключения договора, если конкуренты предлагают аналогичную продукцию, услуги на более выгодных условиях;
  • Отправка документа организациям, контрагентам, не входящим в целевую аудиторию. Ошибкой является направление документа фирмам, которым предлагаемый товар не нужен;
  • Плохое оформление. Присутствие правильного, работающего текста портится отображением нечитаемого шрифта, агрессивного цветового оформления, применением низкокачественной бумаги;
  • КП содержит описание товара, услуге. При этом отсутствует сформулированное предложение целевой аудитории (клиенту), для которого составлялся документ. Положительного эффекта коммерческое предложение не принесет – только предоставит информацию рекламного характера;
  • Превышенное содержание. Большой текст редко воспринимается потенциальным клиентом правильно. Чрезмерное количество информации не дает возможности выделить суть направленного предложения – контрагент не поймет выгоды сотрудничества, сути КП;
  • Короткий текст. Отсутствие исчерпывающей информации о товаре, продукции, услуге не дает понять выгоду сотрудничества.

Важно! Оформляя коммерческое предложение, стоит отображать данные по товарам, присутствующим на данный момент или запуск производства которых не займет много времени.

Примерная форма договора на оказание услуг по разработке фирменного стиля организации

Итак, коммерческое предложение, составляемое для увеличения количества продаж, заключения договоров и расширения базы клиентов, должно соответствовать определенным нормам и правилам. Качественное оформление, отображение данных ясно, конкретное формулирование сути и выгоды от сотрудничества принесет положительный результат.

Читайте также:  Пошаговая процедура правильной прошивки документов нитками
Считаете полезным? Поделись с друзьями!
Возможно Вас заинтересует
Добавить комментарий




Наверх