Правомерное применение факсимиле в России в 2018 году?

188 0

В ситуациях, когда руководителю предприятия невозможно одновременно находится в десяти местах одновременно резонно использовать дубликат своей утвердительной подписи. Однако не все знают, где можно использовать факсимиле в 2018 году и не противоречит ли это законодательству РФ.

Определение факсимиле

Факсимиле – это точное воспроизведение подписи, рисунка, какого-либо другого графического изображения. В делопроизводстве использование факсимиле набирает масштабные обороты в настоящее время. Копия подписи незаменимый помощник при ведении бизнеса и весьма активном рабочем графике.

Копия подписи является абсолютным аналогом собственноручной, при этом применять её можно не ко всем документам. Правомерное использование графической надписи возможно при следующих условиях:

  • Руководитель предприятия издает распоряжение о необходимости использования факсимиле;
  • Назначить приказом ответственного человека за хранение и правильное применение штампа;
  • Разработать инструкцию по правилам использования, списку допущенных сотрудников;
  • Четко обозначить список документов, где можно ставить факсимиле.

Как только на документ поставлена факсимильная подпись, где так же обычно ставиться печать предприятия, он становится недоступным к редактированию. Для изготовления штампа с графической подписью следует обратиться в соответствующую организацию, предоставив оригинал подписи.

Читайте также: ГПХ или трудовой договор – все за и против

Блок внимания! В 2018 году для изготовления штампа, используемого для подтверждения документов, разрешение правоохранительных органов не требуется.

Законодательная база

Оформить факсимиле для подписания договоров необходимо в строгом соответствии с действующим законодательством РФ. Прежде чем использовать штампованную подпись, стоит тщательно изучить всю нормативную базу относительно его правомерности, поскольку незнание законов не освобождает от ответственности за правонарушение.

Законодательно изготовление факсимильных печатей регулируют такие нормативные акты:

  • Гражданское законодательство РФ;
  • Налоговый кодекс государства;
  • Гражданско-процессуальный сборник нормативной документации;
  • Административные нормы закона.
Читайте также:  Как правильно составить деловое письмо о сотрудничестве?

Особое внимание стоит акцентировать на налоговом кодексе, в котором чётко прописанные все правила подтверждения легитимности документов и правил проставления подписей на них.

Читайте также: Обязательные требования к сокращению работников

Обратите внимание! Соответствие ведения документооборота нормам закона является базовой основой успешной деятельности. Ведь любые правонарушения в этой области ощутимо бьют по финансовому результату предприятия.

Использование в бухгалтерском и налоговом документообороте

В сборнике гражданских норм закона прописано, что во время проведения сделок между сторонами они вправе принимать решение самостоятельно о возможности использования факсимильной подписи. Все тонкости прописываются в локальных актах обоих предприятий и закрепляются двухсторонним договором (ст. 160 ГК Российской Федерации).

Однако налоговое законодательство достаточно осторожно относится к применению графической подписи, поскольку все бухгалтерские документы имеют отношение к финансовому результату предприятия. И если в первичных документах ещё может быть оправдано применение заменителя подписи, то бланки строгой отчетности подписываются первыми лицами только собственноручно.

Блок внимания! Суд может оправдать наличие факсимильной подписи на первичных бухгалтерских документах только если в соглашении об его использовании будет прописана фраза – «юридически равна оригинальной».

В отчетах, которые подаются в ФНС, в том числе и на вычет налога на добавленную стоимость (НДС), нельзя применять никакие заменители оригинальной подписи. И если раньше ещё можно было надеяться на положительный исход судового процесса по использовании графического штампа на бухгалтерских и налоговых сводках, то сейчас это полностью исключено.  (ни в Гражданском, ни в Налоговом кодексах не было прописано четкая формулировка по этому вопросу). Дело в том, что теперь запрет закреплен решением Президиума ВАС и не допускает двузначного трактования норм закона.

Читайте также: Как сделать дубликат утраченной трудовой книжки?

Список документов, где можно использовать факсимиле следующий:

  • патенты, подтверждение интеллектуальной собственности;
  • подтверждение итогов по экзаменам ЕГЭ;
  • договора и принятые изменения к ним, если это установлено заранее обеими сторонами;
  • внутренних удостоверения личности сотрудников;
  • полисы медицинского страхования;
  • похвальные и почетные грамоты;
  • пригласительные, уведомления, благодарности.
Читайте также:  Выплаты при сокращении штата – на что может претендовать сотрудник?

Важно! Ни одно банковское учреждение не работает с штампованными подписями. Данный факт подтверждается карточками с образцами оригинальных  подписей указанных лиц, которые банк просит предоставить перед открытием счета предприятию.

Читайте также: Как уволить сотрудника без его желания по закону?

Кадровые тонкости

Известно, что кадровый документооборот также имеет ощутимое значение при наступлениях случаев проверки. Применение штампованных подписей в кадровом делопроизводстве может быть оправдано в тех случаях, если был издан соответствующий приказ директором организации.

Поскольку в Кодексе законов о труде не указано, что недопустимо применять графическую подпись вместо оригинала, то его применение вполне законно. Очень часто на предприятиях изготавливают не факсимиле самой подписи, а штамп с заверяющей надписью и ФИО исполнителя. Применение таких штампов не ограничено и законом не запрещено, поскольку рядом с ФИО сотрудник обязательно ставит свою личную подпись.

Читайте также: Как правильно написать заявление на увольнение по собственному желанию?

Важная информация! Для предотвращения мошенничества и незаконного использования факсимиле третьими лицами следует обеспечить его надёжную сохранность.

Как видим, использовать факсимильную подпись в 2018 году можно, но не во всех сферах документооборота предприятия. Документы строгой отчетности, все финансовые отчеты и бланки придётся все-таки подписывать лично.

Считаете полезным? Поделись с друзьями!
Возможно Вас заинтересует
Добавить комментарий




Наверх