Составляем гарантийное письмо на оплату: образец и правила заполнения

Гарантийное письмо на оплату – документ, который является наглядным примером делового обычая. Правила создания и применения данного документа не урегулированы законом. Однако эта категория писем имеет широкое применение при осуществлении экономических правоотношений. Как правильно составить гарантийное письмо на оплату и как выглядит образец гарантийного письма?

Гарантируем оплату: случаи применения и юридическая значимость

Гарантийное письмо об оплате – это тот случай, когда название полностью передаёт содержание: документ подтверждает намерение перечислить денежные средства.

Важно! Гарантийное письмо предусмотрено только для документооборота юридических лиц.

Причина написания позволяет разделить этот вид делового письма на 3 категории:

• оферта. Информация, направленная деловому партнёру, которая подтверждает оплату предмета закупки в случае, если оказание услуги, выполнение работы или поставки товара будут представлены на условиях покупателя (например, поставка, по графику или строго оговоренной партией);
• обязательство оплаты уже поставленных товара или услуг; Этот вид широко распространён в некоммерческом секторе экономики из-за специфики доведения бюджетных денег. Представляет собой заём товара в обмен на представление письменного обязательства его оплаты в дальнейшем;
• гарантия возврата ранее заимствованных денежных средств. Письмо представляет собой просьбу отсрочки платежа и, помимо признания факта задолженности или нарушения графика выплаты задолженности, как правило, содержит информацию о причине сложившейся финансовой ситуации, а также о причинах, в связи с которыми выплата будет возобновлена. Этот вид гарантии может понадобиться, в случае, если невыплата денег связана с задолженностью контрагентов перед организацией-займополучателем.

Как написать письмо просьбу официально?

Важно! При отсутствии договорных обязательств гарантийное письмо будет являться доказательством соблюдения письменной формы сделки.

Как правильно составить деловое письмо о сотрудничестве?

Направление письменной информации о подтверждении обязательства может:

• перезапустить срок исковой давности (Определение Верховного Суда РФ от 07.04.2015 № 18-КГ15-3);
• подтвердить действительность договора, подписанного неуполномоченным должностным лицом (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 22.03.2016 № Ф05-2264/2016);
• выступить основанием обязательства или внести изменения в существующий договор (пункт 5 Информационного письма Президиума Верховного Арбитражного Суда РФ от 05.05.1997 № 14).

Образец гарантийного письма можно скачать здесь.

Составляем обязательство грамотно

Написать письмо-гарантию не сложно, так как в 2018 году изменений в части требований к его оформления не было. Следует обратить внимание, что если специфика работы организации предполагает регулярную рассылку подобных сообщений, то разработку типового образца заполнения бланка письма об оплате задолженности, образцов стандартных формулировок и п списка приложений к письмам лучше получить юридической службе.

Важно! На гарантийное письмо всегда ставиться печать организации, подписантами указываются первое лицо и главный бухгалтер.

Правильно составленное коммерческое предложение о сотрудничестве – начало удачного бизнеса

Общие правила оформления:

• при наличии фирменного бланка документ оформляется на нём;
• носит адресный характер;
• содержит информацию об основании возникновения экономических правоотношений (договор, соглашение);
• указывает сумму и состав за должности, если сумма не однородная, а состоит, например, из суммы основанного долга и пеней;
• оговаривает условия погашения задолженности.